Pilot-Meeting Struktur (60 Minuten)

5
Min

🎯 Format & Zielsetzung

Agenda-Check, Spielregeln und Kernziele vorstellen: Transparenz schaffen, Synergiepotenziale identifizieren, schnelle Hilfe ermöglichen

Aktivitäten: Agenda-Check mit allen Teilnehmern, Format erklären
5
Min

📊 Gesamt-Projektüberblick

Schneller Überblick über alle eingereichten Projekte mit visueller Kategorisierung im Kanban-Board für das "Big Picture"

Nutzen: Alle Teilnehmer erkennen Anknüpfungspunkte
32
Min

🎙️ Ausgewählte Detailprojekte

5+3 Regel: 5 Min Vorstellung (Titel, Kernidee, Status, Challenge, Erwartung) + 3 Min Diskussion (Rückfragen, Lösungsansätze, Vernetzung)

Beispiel: "KV-Wikipedia" - Status: Konzeptphase | Challenge: Content-Struktur
10
Min

📈 Erfolgsgeschichten

Best Practices und übertragbare Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten teilen. Lessons Learned für künftige Vorhaben

Beispiele: KI-Tools (3-4h Zeitersparnis/Woche), WebA Hybrid-DRG (40% Effizienz)
8
Min

📝 Wrap-up & Next Steps

Zusammenfassung der identifizierten Synergiepotenziale und konkreter Folgeaktivitäten. Action Items mit Verantwortlichen definieren

Output: Action Items mit Verantwortlichen und Terminen

📅 Optimaler Meeting-Rhythmus

🗓️ Regelmäßigkeit

Empfehlung: Alle 4-6 Wochen

Ausreichend Zeit für Projektfortschritte, aber häufig genug für aktuelle Unterstützung

⏰ Optimale Zeit

Empfehlung: Donnerstag 14:00-15:00

Nach Mittagspause, vor Wochenend-Sprint, 60 Min genau richtig

👥 Teilnehmerkreis

Empfehlung: 8-12 Personen

Projektleiter aus allen Bereichen + IT-Koordination

Session Dashboard

0
Eingereichte Projektblätter
0
Ausgewählte Projekte
0
Vertretene Bereiche
0
Minuten Dauer

Live Session Timer

05:00
💡 Tipp: Timer automatisch für 5+3 Regel optimiert

🎯 Projektvorstellung (5+3 Regel)

KV-Wikipedia

Strategie
👤 Vanessa Lammersfeld, SC ⏱️ 5+3 Min
Zentrale Wissensplattform für alle KV-Bereiche
Challenge: Content-Struktur & Portal-Standards

HR-SAP Gesamtlösung

Strategie
👤 Personal-Team ⏱️ 5+3 Min
Komplette HR-Digitalisierung von Bewerbung bis Rente
Challenge: SAP-Koordination & Change Management

Bewerbermanagement

Umsetzung
👤 Jo Schmidt, Personal ⏱️ 5+3 Min
Go-Live Juli 2025 - Lessons Learned teilen
Erfolg: 14→8 Tage Bewerbungsprozess

KI-Tools Kommunikation

Live
👤 jl, KO ⏱️ 5+3 Min
3-4h Zeitersparnis/Woche - Skalierungspotenzial
ROI: €15k/Jahr bei 10 Nutzern

Projekt Kanban Board

🎯 STRATEGIE 4
i
KV-Wikipedia
👤 Vanessa Lammersfeld, SC
Konzeptphase
📊 Projekt-Steckbrief:
Projektleitung: Vanessa Lammersfeld, SC
Status: Konzeptentwicklung / Frühe Planungsphase
Zeitraum: Q4 2025 - Q2 2026 (geplant)
Scope: Zentrale, durchsuchbare Wissensstruktur für alle KV-Bereiche
Budget: €120k - €180k (Schätzung)
Betroffene Nutzer: ~800 Mitarbeiter (alle Bereiche)

🎯 Kernziele & Vision:
Hauptziel: Zentraler Zugang zu allem KV-relevanten Wissen
• Alle Prozessdokumentationen zentral
• Intelligente Suchfunktionen mit KI-Unterstützung
• Automatische Verknüpfung zwischen Bereichen
• Versionskontrolle & Aktualitätsprüfung
• Mobile Verfügbarkeit für Außendienst
• Integration in bestehende Arbeitsabläufe

⚠️ Hauptherausforderungen:
1. Change Management: Wer pflegt Inhalte? Wie Akzeptanz sichern?
2. Content-Migration: 20+ Jahre verteiltes Wissen strukturiert sammeln
3. Berechtigungskonzept: Granulare Zugriffskontrolle je Bereich
4. Portal-Standards: Abstimmung mit anderen Portal-Projekten
5. Suchqualität: Relevante Ergebnisse trotz heterogener Inhalte

🔗 Identifizierte Synergiepotenziale:
Mit Antragsportal (QS): Gemeinsame UI/UX Standards, einheitliche Navigation, geteilte Suchinfrastruktur
Mit KI-Tools (KO): Automatische Textoptimierung, Übersetzungen, Inhaltsgenerierung
Mit allen Portal-Projekten: Single Sign-On, gemeinsame Benutzeroberfläche, einheitliche Bedienkonzepte

💡 Konkrete Erwartung an DigiCircle:
• Portal-Standards mit QS (Antragsportal) abstimmen → gemeinsamer Workshop
• Content-Management Expertise aus anderen Bereichen nutzen
• Change Management Learnings von erfolgreichen Projekten übernehmen
• Technische Architektur-Beratung für optimale Integration
• Vendor-Evaluation gemeinsam durchführen für bessere Konditionen
i
HR-SAP Gesamtlösung
👤 Personal-Team
Strategieentwicklung
📊 Projekt-Steckbrief:
Projektleitung: Personal-Team
Status: Strategieentwicklung / Frühe Konzeptphase
Zeitraum: 2025-2027 (geplant)
Scope: Komplette HR-Digitalisierung von Bewerbung bis Renteneintritt
Budget: €800k - €1.2M (Schätzung)
Betroffene Mitarbeiter: ~1.200 (alle KV RLP)

🎯 Kernziele & Vision:
Hauptziel: Durchgängige Digitalisierung aller HR-Prozesse
• Personalakten 100% digital mit Workflow-Integration
• Automatisierte Gehaltsabrechnung mit Schnittstellen
• Self-Service Portal für alle Mitarbeiter
• Integrierte Zeiterfassung mit Projektbuchung
• Digitale Urlaubsanträge & mehrstufige Genehmigungen
• Performance Management & Entwicklungsplanung
• Compliance-Dashboard für Datenschutz & Arbeitsrecht

⚠️ Hauptherausforderungen:
1. FI-SAP Koordination: Parallel läuft SAP-Projekt im Finanzbereich
2. Change Management: 1.200 Mitarbeiter mit unterschiedlicher IT-Affinität
3. Datenmigration: 30+ Jahre historische Personaldaten ohne Verluste
4. Schnittstellen: Integration mit d.3, WebA, Zeiterfassung, Betriebsarzt
5. Compliance: DSGVO, Betriebsrat, Arbeitsrecht, Audit-Anforderungen
6. Rollout-Strategie: Pilotbereiche vs. Big Bang Ansatz

🔗 Synergiepotenziale:
Mit FI-SAP: Gemeinsame Anbieter-Evaluation, geteilte Infrastruktur, einheitliche Reportings
Mit Bewerbermanagement: API-Standards nutzen, Change Management Learnings
Mit KI-Tools: Automatisierte Dokumentenerstellung, HR-Chatbots für Standardfragen

💡 Erwartung an DigiCircle:
• Koordination mit FI-SAP vermitteln → gemeinsame Projektgruppe
• Change Management Expertise von anderen Großprojekten nutzen
• Technische Architektur-Beratung für Schnittstellen
• Vendor-Evaluation Unterstützung für bessere Verhandlungsposition
• Lessons Learned Workshop mit Bewerbermanagement-Team
i
Antragsportal Neuentwicklung
👤 Barbara Schmitt, QS
Start 2026
Kernidee: Moderne, benutzerfreundliche Oberfläche für alle Antragsarten
Challenge: Integration mit bestehenden Backend-Systemen ohne Funktionsverlust
Synergie-Potenzial: Portal-Standards mit KV-Wikipedia abstimmen
Timeline: Start 2026, 18 Monate Entwicklung + 6 Monate Rollout
Erwartung: UI/UX Best Practices aus anderen Portal-Projekten nutzen
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KI-Protokollierung GPE
👤 Michael Walch, GPE
Konzept
Kernidee: Automatisierte Protokollierung von Gremiumssitzungen
Challenge: Datenschutz-Compliance & Sprachqualität in Meetings
Synergie-Potenzial: KI-Expertise von KO-Team nutzen
Timeline: Pilot Q3 2025, Evaluierung Q4 2025
Erwartung: Datenschutz-Standards & Tool-Empfehlungen
⚙️ UMSETZUNG 3
i
Bewerbermanagement System
👤 Jo Schmidt, Personal
Go-Live Juli 2025
Status: 85% abgeschlossen, User Acceptance Tests laufen
Erfolg: Bewerbungsprozess von 14 auf 8 Tage verkürzt
Lesson Learned: API-First Ansatz spart 60% Entwicklungszeit
Timeline: Go-Live Juli 2025, Vollbetrieb August 2025
Übertragbar: Change Management Approach für HR-SAP
i
Terminbuchungssoftware
👤 Barbara Schmitt, QS
Programmierung
Status: Frontend 70% fertig, Backend 90% abgeschlossen
Challenge: Integration mit KV-Kontakt System für Kundendaten
Timeline: Beta Q4 2025, Live Q1 2026
Synergie: UI-Komponenten für andere Portal-Projekte wiederverwendbar
Team: 2 Entwickler, 1 UX Designer, 1 Tester
i
WebA - ASV Abrechnung
👤 Franziska Scheer, Honorar
Start Q4 2025
Scope: Erweiterte Abrechnungsfunktionen für ASV-Verträge
Challenge: Komplexe Berechnungslogik mit vielen Sonderfällen
Timeline: 12 Monate Entwicklung, 3 Monate Testing
Team: 3 Entwickler, 2 Fachexperten, 2 Tester
Synergie: Erfahrungen aus Hybrid-DRG Projekt nutzen
📈 WIRKUNG (LIVE) 2
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KI-Tools Kommunikation
👤 jl, KO
Produktiv
Messbarer Erfolg: 3-4h Zeitersparnis/Woche pro Nutzer
Tools im Einsatz: DeepL Pro, Wolf Schneider Editor, ChatGPT Enterprise
ROI: €15k/Jahr Einsparung bei 10 aktiven Nutzern
Skalierungspotenzial: Ausweitung auf GPE, QS, Personal möglich
Lesson Learned: Training ist entscheidend für Akzeptanz
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WebA - Hybrid-DRG
👤 Sinah Kaiser, Honorar
Live seit Jan 2025
Messbarer Erfolg: Abrechnungsprozess um 40% beschleunigt
Nutzer: 25 Sachbearbeiter nutzen täglich das System
Feedback: 4.6/5 Sterne Bewertung in User-Survey
Next Steps: Rollout auf weitere Abrechnungsarten geplant
Übertragbar: Entwicklungsansatz für ASV-Abrechnung nutzen
⚠️ SUPPORT BENÖTIGT 1
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Versandmanager
👤 Melanie Port, QS
d.3 Testsystem blockiert
Akutes Problem: d.3 Testsystem seit 2 Wochen nicht verfügbar
Impact: 4-6 Wochen Verzögerung, Go-Live gefährdet
Benötigte Hilfe: Sofortige IT-Ressourcen für Testsystem-Setup
Kritischer Pfad: Freigabe Testsystem diese Woche erforderlich
Eskalation: IT-Leitung informiert, Priorität gesetzt

⚙️ Board-Management

➕ Neues Projekt hinzufügen

Projekt-Steckbrief erstellen und direkt ins passende Kanban-Board einordnen

📊 Export & Reporting

Board als PDF, Excel oder Präsentation exportieren

🔄 Bulk-Aktionen

Mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, archivieren oder verschieben

👁️ Ansichten & Filter

Board-Layout anpassen, filtern und verschiedene Ansichten verwalten

📥 Import & Sync

Projekte aus Excel importieren oder mit externen Tools synchronisieren

🗄️ Archiv & Historie

Abgeschlossene Projekte verwalten und Board-Änderungen nachverfolgen

⚡ Quick Actions

📅 Wrap-Up Timeline

1

Projekt-Review

Analyse der heutigen Ergebnisse, Lessons Learned notieren.

2

Synergien erfassen

Identifizierte Potenziale zwischen Projekten dokumentieren.

3

Next Steps & Action Items

Verantwortlichkeiten und nächste Meilensteine festlegen.

📝 Meeting Wrap-Up & Neue Ideen

📊 Identifizierte Synergie-Potenziale

🌐 Portal-Standards

Projekte: KV-Wikipedia + Antragsportal + Terminbuchung

Synergie: Gemeinsame UI/UX, einheitliche Navigation, geteilte Komponenten

Einsparung: ~€85k durch geteilte Entwicklung

Action: Workshop Q3 2025 → Standards definieren

🤖 KI-Kompetenzzentrum

Projekte: KI-Tools + KI-Protokoll GPE + zukünftige KI-Projekte

Synergie: Geteilte Datenschutz-Standards, Expertise-Pool

Skalierung: Ausweitung auf QS, Personal, HR geplant

Action: Datenschutz-Framework Q2 2025

📋 Change Management

Projekte: Bewerbermanagement + HR-Digital + alle Portal-Projekte

Synergie: Bewährte Schulungskonzepte, User Adoption Strategies

Vorteil: 50% schnellere Einführung durch Learnings

Action: Lessons Learned Workshop Juli 2025

⚙️ WebA-Plattform

Projekte: WebA Hybrid-DRG + WebA ASV + zukünftige Module

Synergie: Gemeinsame Architektur, einheitliche Wartung

Effizienz: Standardisierte Entwicklungsprozesse

Action: Entwickler-Guidelines dokumentieren

🅿️ Ideen & Zukünftige Projekte

Single Sign-On

Hoch
👤 IT-Team | 💰 3 Monate Entwicklung
Einheitlicher Login für alle Tools & Portale. 5 Min/Tag Zeitersparnis pro Nutzer.

Mobile App Strategie

Mittel
👤 Verschiedene Bereiche | 💰 Bedarfsanalyse erforderlich
Mobile Lösungen für Außendienst & Homeoffice. Native Apps vs. Progressive Web Apps.

KI-Chatbot Support

Niedrig
👤 Service-Team | 💰 Datenschutz-Klärung erforderlich
24/7 Support für Standardfragen. FAQ-Wissen & Prozessdokumentation automatisieren.

✅ Action Items & Next Steps

Portal-Standards Workshop organisieren
👤 Vanessa Lammersfeld & Barbara Schmitt 📅 Bis Q3 2025 Hoch
Gemeinsamer Workshop zur Definition von UI/UX Standards für KV-Wikipedia und Antragsportal
FI-SAP & HR-SAP Koordination
👤 Personal-Team & IT-Koordination 📅 Sofort Hoch
Gemeinsame Projektgruppe für SAP-Koordination zwischen Personal und Finanzen etablieren
KI-Datenschutz-Framework entwickeln
👤 jl (KO) & Datenschutzbeauftragte 📅 Q2 2025 Mittel
Standards für KI-Tools definieren für Skalierung auf andere Bereiche

📋 Meeting Summary

4
Projekte präsentiert
7
Synergiepotenziale
12
Action Items
3
Neue Ideen
Nächstes Meeting: Donnerstag, [Datum] 14:00-15:00 | Schwerpunkt: Portal-Standards & SAP-Koordination

➕ Neues Projekt hinzufügen

📊 Export & Reporting

📄 PDF-Report

Vollständiger Board-Report mit allen Projekten und Details

📊 Excel-Tabelle

Projektliste als Excel für weitere Bearbeitung und Analyse

🎯 PowerPoint-Präsentation

Meeting-Präsentation mit 5+3-Struktur für alle Projekte

💾 JSON-Daten

Rohdaten für Import in andere Tools oder Backup

💡 Neue Idee hinzufügen

📋 Action Item hinzufügen

✅ Aktion erfolgreich!