Pilot-Meeting Struktur (60 Minuten)
🎯 Format & Zielsetzung
Agenda-Check, Spielregeln und Kernziele vorstellen: Transparenz schaffen, Synergiepotenziale identifizieren, schnelle Hilfe ermöglichen
📊 Gesamt-Projektüberblick
Schneller Überblick über alle eingereichten Projekte mit visueller Kategorisierung im Kanban-Board für das "Big Picture"
🎙️ Ausgewählte Detailprojekte
5+3 Regel: 5 Min Vorstellung (Titel, Kernidee, Status, Challenge, Erwartung) + 3 Min Diskussion (Rückfragen, Lösungsansätze, Vernetzung)
📈 Erfolgsgeschichten
Best Practices und übertragbare Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten teilen. Lessons Learned für künftige Vorhaben
📝 Wrap-up & Next Steps
Zusammenfassung der identifizierten Synergiepotenziale und konkreter Folgeaktivitäten. Action Items mit Verantwortlichen definieren
📅 Optimaler Meeting-Rhythmus
🗓️ Regelmäßigkeit
Empfehlung: Alle 4-6 Wochen
Ausreichend Zeit für Projektfortschritte, aber häufig genug für aktuelle Unterstützung
⏰ Optimale Zeit
Empfehlung: Donnerstag 14:00-15:00
Nach Mittagspause, vor Wochenend-Sprint, 60 Min genau richtig
👥 Teilnehmerkreis
Empfehlung: 8-12 Personen
Projektleiter aus allen Bereichen + IT-Koordination
Session Dashboard
Live Session Timer
🎯 Projektvorstellung (5+3 Regel)
KV-Wikipedia
HR-SAP Gesamtlösung
Bewerbermanagement
KI-Tools Kommunikation
Projekt Kanban Board
Projektleitung: Vanessa Lammersfeld, SC
Status: Konzeptentwicklung / Frühe Planungsphase
Zeitraum: Q4 2025 - Q2 2026 (geplant)
Scope: Zentrale, durchsuchbare Wissensstruktur für alle KV-Bereiche
Budget: €120k - €180k (Schätzung)
Betroffene Nutzer: ~800 Mitarbeiter (alle Bereiche)
🎯 Kernziele & Vision:
Hauptziel: Zentraler Zugang zu allem KV-relevanten Wissen
• Alle Prozessdokumentationen zentral
• Intelligente Suchfunktionen mit KI-Unterstützung
• Automatische Verknüpfung zwischen Bereichen
• Versionskontrolle & Aktualitätsprüfung
• Mobile Verfügbarkeit für Außendienst
• Integration in bestehende Arbeitsabläufe
⚠️ Hauptherausforderungen:
1. Change Management: Wer pflegt Inhalte? Wie Akzeptanz sichern?
2. Content-Migration: 20+ Jahre verteiltes Wissen strukturiert sammeln
3. Berechtigungskonzept: Granulare Zugriffskontrolle je Bereich
4. Portal-Standards: Abstimmung mit anderen Portal-Projekten
5. Suchqualität: Relevante Ergebnisse trotz heterogener Inhalte
🔗 Identifizierte Synergiepotenziale:
Mit Antragsportal (QS): Gemeinsame UI/UX Standards, einheitliche Navigation, geteilte Suchinfrastruktur
Mit KI-Tools (KO): Automatische Textoptimierung, Übersetzungen, Inhaltsgenerierung
Mit allen Portal-Projekten: Single Sign-On, gemeinsame Benutzeroberfläche, einheitliche Bedienkonzepte
💡 Konkrete Erwartung an DigiCircle:
• Portal-Standards mit QS (Antragsportal) abstimmen → gemeinsamer Workshop
• Content-Management Expertise aus anderen Bereichen nutzen
• Change Management Learnings von erfolgreichen Projekten übernehmen
• Technische Architektur-Beratung für optimale Integration
• Vendor-Evaluation gemeinsam durchführen für bessere Konditionen
Projektleitung: Personal-Team
Status: Strategieentwicklung / Frühe Konzeptphase
Zeitraum: 2025-2027 (geplant)
Scope: Komplette HR-Digitalisierung von Bewerbung bis Renteneintritt
Budget: €800k - €1.2M (Schätzung)
Betroffene Mitarbeiter: ~1.200 (alle KV RLP)
🎯 Kernziele & Vision:
Hauptziel: Durchgängige Digitalisierung aller HR-Prozesse
• Personalakten 100% digital mit Workflow-Integration
• Automatisierte Gehaltsabrechnung mit Schnittstellen
• Self-Service Portal für alle Mitarbeiter
• Integrierte Zeiterfassung mit Projektbuchung
• Digitale Urlaubsanträge & mehrstufige Genehmigungen
• Performance Management & Entwicklungsplanung
• Compliance-Dashboard für Datenschutz & Arbeitsrecht
⚠️ Hauptherausforderungen:
1. FI-SAP Koordination: Parallel läuft SAP-Projekt im Finanzbereich
2. Change Management: 1.200 Mitarbeiter mit unterschiedlicher IT-Affinität
3. Datenmigration: 30+ Jahre historische Personaldaten ohne Verluste
4. Schnittstellen: Integration mit d.3, WebA, Zeiterfassung, Betriebsarzt
5. Compliance: DSGVO, Betriebsrat, Arbeitsrecht, Audit-Anforderungen
6. Rollout-Strategie: Pilotbereiche vs. Big Bang Ansatz
🔗 Synergiepotenziale:
Mit FI-SAP: Gemeinsame Anbieter-Evaluation, geteilte Infrastruktur, einheitliche Reportings
Mit Bewerbermanagement: API-Standards nutzen, Change Management Learnings
Mit KI-Tools: Automatisierte Dokumentenerstellung, HR-Chatbots für Standardfragen
💡 Erwartung an DigiCircle:
• Koordination mit FI-SAP vermitteln → gemeinsame Projektgruppe
• Change Management Expertise von anderen Großprojekten nutzen
• Technische Architektur-Beratung für Schnittstellen
• Vendor-Evaluation Unterstützung für bessere Verhandlungsposition
• Lessons Learned Workshop mit Bewerbermanagement-Team
Challenge: Integration mit bestehenden Backend-Systemen ohne Funktionsverlust
Synergie-Potenzial: Portal-Standards mit KV-Wikipedia abstimmen
Timeline: Start 2026, 18 Monate Entwicklung + 6 Monate Rollout
Erwartung: UI/UX Best Practices aus anderen Portal-Projekten nutzen
Challenge: Datenschutz-Compliance & Sprachqualität in Meetings
Synergie-Potenzial: KI-Expertise von KO-Team nutzen
Timeline: Pilot Q3 2025, Evaluierung Q4 2025
Erwartung: Datenschutz-Standards & Tool-Empfehlungen
Erfolg: Bewerbungsprozess von 14 auf 8 Tage verkürzt
Lesson Learned: API-First Ansatz spart 60% Entwicklungszeit
Timeline: Go-Live Juli 2025, Vollbetrieb August 2025
Übertragbar: Change Management Approach für HR-SAP
Challenge: Integration mit KV-Kontakt System für Kundendaten
Timeline: Beta Q4 2025, Live Q1 2026
Synergie: UI-Komponenten für andere Portal-Projekte wiederverwendbar
Team: 2 Entwickler, 1 UX Designer, 1 Tester
Challenge: Komplexe Berechnungslogik mit vielen Sonderfällen
Timeline: 12 Monate Entwicklung, 3 Monate Testing
Team: 3 Entwickler, 2 Fachexperten, 2 Tester
Synergie: Erfahrungen aus Hybrid-DRG Projekt nutzen
Tools im Einsatz: DeepL Pro, Wolf Schneider Editor, ChatGPT Enterprise
ROI: €15k/Jahr Einsparung bei 10 aktiven Nutzern
Skalierungspotenzial: Ausweitung auf GPE, QS, Personal möglich
Lesson Learned: Training ist entscheidend für Akzeptanz
Nutzer: 25 Sachbearbeiter nutzen täglich das System
Feedback: 4.6/5 Sterne Bewertung in User-Survey
Next Steps: Rollout auf weitere Abrechnungsarten geplant
Übertragbar: Entwicklungsansatz für ASV-Abrechnung nutzen
Impact: 4-6 Wochen Verzögerung, Go-Live gefährdet
Benötigte Hilfe: Sofortige IT-Ressourcen für Testsystem-Setup
Kritischer Pfad: Freigabe Testsystem diese Woche erforderlich
Eskalation: IT-Leitung informiert, Priorität gesetzt
⚙️ Board-Management
➕ Neues Projekt hinzufügen
Projekt-Steckbrief erstellen und direkt ins passende Kanban-Board einordnen
📊 Export & Reporting
Board als PDF, Excel oder Präsentation exportieren
🔄 Bulk-Aktionen
Mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, archivieren oder verschieben
👁️ Ansichten & Filter
Board-Layout anpassen, filtern und verschiedene Ansichten verwalten
📥 Import & Sync
Projekte aus Excel importieren oder mit externen Tools synchronisieren
🗄️ Archiv & Historie
Abgeschlossene Projekte verwalten und Board-Änderungen nachverfolgen
⚡ Quick Actions
📅 Wrap-Up Timeline
Projekt-Review
Analyse der heutigen Ergebnisse, Lessons Learned notieren.
Synergien erfassen
Identifizierte Potenziale zwischen Projekten dokumentieren.
Next Steps & Action Items
Verantwortlichkeiten und nächste Meilensteine festlegen.
📝 Meeting Wrap-Up & Neue Ideen
📊 Identifizierte Synergie-Potenziale
🌐 Portal-Standards
Projekte: KV-Wikipedia + Antragsportal + Terminbuchung
Synergie: Gemeinsame UI/UX, einheitliche Navigation, geteilte Komponenten
Einsparung: ~€85k durch geteilte Entwicklung
Action: Workshop Q3 2025 → Standards definieren
🤖 KI-Kompetenzzentrum
Projekte: KI-Tools + KI-Protokoll GPE + zukünftige KI-Projekte
Synergie: Geteilte Datenschutz-Standards, Expertise-Pool
Skalierung: Ausweitung auf QS, Personal, HR geplant
Action: Datenschutz-Framework Q2 2025
📋 Change Management
Projekte: Bewerbermanagement + HR-Digital + alle Portal-Projekte
Synergie: Bewährte Schulungskonzepte, User Adoption Strategies
Vorteil: 50% schnellere Einführung durch Learnings
Action: Lessons Learned Workshop Juli 2025
⚙️ WebA-Plattform
Projekte: WebA Hybrid-DRG + WebA ASV + zukünftige Module
Synergie: Gemeinsame Architektur, einheitliche Wartung
Effizienz: Standardisierte Entwicklungsprozesse
Action: Entwickler-Guidelines dokumentieren