Pilot-Meeting Struktur (60 Minuten)

5
Min

🎯 Format & Zielsetzung

Agenda-Check, Spielregeln und Kernziele vorstellen: Transparenz schaffen, Synergiepotenziale identifizieren, schnelle Hilfe ermöglichen

Aktivitäten: Agenda-Check mit allen Teilnehmern, Format erklären
5
Min

📊 Gesamt-Projektüberblick

Schneller Überblick über alle eingereichten Projekte mit visueller Kategorisierung im Kanban-Board für das "Big Picture"

Nutzen: Alle Teilnehmer erkennen Anknüpfungspunkte
35
Min

🎙️ Ausgewählte Detailprojekte

5+3 Regel: 5 Min Vorstellung (Titel, Kernidee, Status, Challenge, Erwartung) + 3 Min Diskussion (Rückfragen, Lösungsansätze, Vernetzung)

Beispiel: "KV-Wikipedia" - Status: Konzeptphase | Challenge: Content-Struktur
10
Min

📝 Ideen & Nächste Schritte

Zusammenfassung der identifizierten Synergiepotenziale und konkreter Folgeaktivitäten. Action Items mit Verantwortlichen definieren

Output: Action Items mit Verantwortlichen und Terminen

📅 Optimaler Meeting-Rhythmus

🗓️ Regelmäßigkeit

Vorschlag: Alle 6 Wochen

Ausreichend Zeit für Projektfortschritte, aber häufig genug für aktuelle Unterstützung

⏰ Optimale Zeit

Vorschlag: Donnerstag 14:00-15:00

Nach Mittagspause, vor Wochenend-Sprint, 60 Min genau richtig

👥 Teilnehmerkreis

Empfehlung: zu diskturieren

Projektleiter aus allen Bereichen + Digital-Koordination

Session Dashboard

0
Eingereichte Projektblätter
0
Ausgewählte Projekte
0
Vertretene Bereiche
0
Minuten Dauer

🎯 Projektvorstellung (5+3 Regel)

KV-Wikipedia

Strategie
👤 Vanessa Lammersfeld, SC ⏱️ 5+3 Min
Zentrale Wissensplattform für alle KV-Bereiche
Stichwortliste bzw. Wissensdatenbank (ggf. gern für die gesamte KV RLP einschl. 116117 als zentrale Wissensstruktur)
Herausforderung: Content-Struktur & Portal-Standards

SAP Gesamtlösung

Strategie
👤 Julian Kuhn, FI ⏱️ 5+3 Min
Digitialisierung Belegwesen/Reisekosten/Gehaltsabrechnung
Einführung neuer Fibu
Synergien mit z.B. HR
Herausforderung: SAP-Koordination & Change Management

Plausi-App zur Vorgangsverwaltung

Strategie
👤 Jörg Martin Beck, Plausibilität ⏱️ 5+3 Min
Zentraler Hub für die Verwaltung der Vorgänge und Vorbereitung der Kommissionssitzungen.
Herausforderung: Datenschutz (insb. Chatbot) & Einbindung in Datenbanken der KV.

Bewerbermanagement

Live
👤 Jo Schmidt, HR ⏱️ 5+3 Min
Go-Live Juli 2025 - Lessons Learned teilen
Erfolg: Bewerbungsprozess von 14 auf 8 Tage verkürzt, API-First Ansatz spart 60% Entwicklungszeit

KI-Tools Kommunikation

Live
👤 Julia Lampferhoff, KO ⏱️ 5+3 Min
Überblick Einsatz von KI Tools und erste Erfahrungen
Erfahrungen: ggf. nützlich für andere Bereiche

Projekt Kanban Board

🎯 STRATEGIE 8
⚙️ UMSETZUNG 3
📈 WIRKUNG (LIVE) 3
⚠️ SUPPORT BENÖTIGT 2

⚙️ Board-Management

➕ Neues Projekt hinzufügen

Projekt-Steckbrief erstellen und direkt ins passende Kanban-Board einordnen

📊 Export & Reporting

Board als PDF, Excel oder Präsentation exportieren

📅 Abschluss 11.07.2025

1

Feedback

Analyse der heutigen Ergebnisse, Struktur, Verbesserung etc.

2

Synergien erfassen

Identifizierte Potenziale zwischen Projekten.

3

Ideen &Nächste Schritte

Ideen-Board, Verantwortlichkeiten, wie geht es weiter.

📝 Nächste Schritte & Neue Ideen

📊 Mögliche (Synergie-)Potenziale

🌐 Portal-Standards

Projekte: KV-Wikipedia + Antragsportal + Terminbuchung

Synergie: Gemeinsame UI/UX, einheitliche Navigation, geteilte Komponenten

Action: Workshop Q3 2025 → Standards definieren

📋 SAP Einführung

Projekte: FI & HR verschiedene Bereiche

Synergie:u.a. Bewerbermanagement, FiBu

Action:Bedarfsanalye

🤖 Aufbau BI-System

Projekte: Aufbau BI Systeme in verschiedenen Abteilungen

Synergie: Sicherstellung, HR

Skalierung: Ausweitung auf weitere Bereiche

Action:Mit Honorarabteilung austauschen

⚙️ WebA-Plattform

Projekte: WebA Hybrid-DRG + WebA ASV + zukünftige Module

Synergie: Gemeinsame Architektur, einheitliche Wartung

Effizienz: Standardisierte Entwicklungsprozesse

Action: Entwickler-Guidelines dokumentieren

🅿️ Ideen & Zukünftige Projekte

Single Sign-On

Hoch
👤 IT-Team | 💰 Analyse Aufwand
Einheitlicher Login für alle Tools & Portale. 5 Min/Tag Zeitersparnis pro Nutzer.

Ablösung KVMit.Next

mittel
👤 HR-Team | 💰 Konzeptionelle Neudenkung
Zeitersparnis und Datenqualität steigen, einfachere Auswertbarkeit von Daten, keine „Rumprogrammiererei“ im Echtsystem, Anzeige von Historischen Werten

Videositzungen Beschwerdeausschuss

Hoch
👤 GPE | 💰 Geeignete Tools analysieren
Sichere, datenschutzkonforme Videositzungen des Beschwerdeausschusses einführen. Die Protokollführung soll durch KI unterstützt werden.

Mobile App Strategie

Mittel
👤 Verschiedene Bereiche | 💰 Bedarfsanalyse erforderlich
Mobile Lösungen für Außendienst & Homeoffice. Native Apps vs. Progressive Web Apps.

KI-Chatbot Support

Niedrig
👤 Service-Team | 💰 Datenschutz-Klärung erforderlich
24/7 Support für Standardfragen. FAQ-Wissen & Prozessdokumentation automatisieren.

✅ Action Items & Nächste Schritte

FI-SAP & HR-SAP Koordination
👤 Personal-Team & Finaz-Team 📅 Sofort Hoch
Gemeinsame Projektgruppe für SAP-Koordination zwischen Personal und Finanzen etablieren
KI-Datenschutz-Framework entwickeln
👤 Stabsstelle KI & Datenschutzbeauftragte 📅 Q3 2025 hoch
Standards für KI-Tools definieren für Skalierung auf andere Bereiche

📋 Meeting Summary

5
Projekte präsentiert
4
Synergiepotenziale
2
Action Items
5
Neue Ideen
Nächstes Meeting: Donnerstag, [Datum] 14:00-15:00 | Schwerpunkt: Portal-Standards & SAP-Koordination

➕ Neues Projekt hinzufügen

📊 Export & Reporting

📄 PDF-Report

Vollständiger Board-Report mit allen Projekten und Details

📊 Excel-Tabelle

Projektliste als Excel für weitere Bearbeitung und Analyse

🎯 PowerPoint-Präsentation

Meeting-Präsentation mit 5+3-Struktur für alle Projekte

💾 JSON-Daten

Rohdaten für Import in andere Tools oder Backup

💡 Neue Idee hinzufügen

📋 Action Item hinzufügen

✅ Aktion erfolgreich!